De administratie van je webwinkel

Het bijhouden van een goede financiële administratie is een van de belangrijkste pijlers waar een webwinkel op drijft. Als je ‘papierwinkel’ niet op orde is, mis je inzicht in het betaalgedrag van klanten, weet je niet of je inkomen op peil blijft en wat je over het lopende boekjaar af moet rekenen met de fiscus.

Een goede boekhouding zorgt er niet alleen voor dat je inzicht houdt over je inkomsten en uitgaven, het is ook een plicht die wordt opgelegd door de belastingdienst. Als je ooit wordt gecontroleerd, levert het grote problemen op als de inspecteur een boekhouding aantreft die niet aan de eisen voldoet.

Veel ondernemers ervaren het bijhouden van hun administratie als een vervelende klus. Als je er vanaf het begin regelmatig – het liefst op een vast moment in de week – wat tijd voor reserveert, zul je echter merken dat het allemaal wel meevalt. Bovendien levert een goede boekhouding financieel voordeel op, doordat hij het mogelijk maakt om gebruik te maken van interessante fiscale regelingen.

Zelf doen

Als je net bent begonnen met je webwinkel en een beperkte klantenkring en dito omzet hebt, kun je een groot deel van je administratie prima zelf bijhouden.

Simpel gesteld hoeft de fiscus alleen maar te zien welke bedragen je hebt binnengekregen (verkoop), welke je hebt uitgegeven (inkoop) en welke BTW-percentages en -bedragen eraan zijn gekoppeld. Dit kun je in een eenvoudig spreadsheet bijhouden, waarbij je er met een paar eenvoudige formules voor zorgt dat het kwartaalbedrag dat je aan BTW af moet dragen automatisch wordt doorberekend.

Begint je webwinkel ‘te lopen’, dan is het raadzaam om over te stappen op een administratiepakket. Daar betaal je tussen de 10 en 50 euro per maand voor, maar zo’n pakket biedt veel zinvolle extra opties. Zo is het handig om maandelijks terugkerende handelingen te automatiseren, en een betaald pakket kan je helpen bij het strak regisseren van betalingsachterstanden. Dat laatste is uiteraard van belang omdat je ook belasting betaalt over uitgestuurde facturen die nog niet zijn betaald.

Uitbesteden van je administratie

De meeste webwinkeliers zullen hun administratie in eerste instantie dus zelf bijhouden. Als je onderneming flink doorgroeit of als je grote moeite hebt om het overzicht te bewaren, is het echter sterk aan te raden om een boekhouder in te huren. Daarmee geef je veel zorgen uit handen en bespaar je tijd, maar veel belangrijker nog is dat je de kans op administratieve fouten verkleint en dat een boekhouder de ins en outs van de belastingwetgeving kent.

Afhankelijk van het dienstenpakket dat je afneemt, moet je er als beginnend ondernemer op rekenen dat een boekhouder tussen de 600 en 1200 euro per jaar kost. Je kunt deze kosten beperken door bijvoorbeeld zelf te factureren en de BTW-afdracht te regelen, waarna je boekhouder alles controleert en de jaarrekening opmaakt.

Hoewel de kosten fors lijken, betaalt een goede boekhouder zichzelf terug. Hij zorgt ervoor dat je optimaal gebruik kunt maken van fiscale ondernemersfaciliteiten en hij kan aangeven welke extra aftrekposten je kunt opgeven.