Opslag en verzending, onderdeel van het logistieke proces van je webwinkel, zijn belangrijke aandachtspunten voor het succes van je shop. Je kunt er voor kiezen om je producten thuis op te slaan, maar wanneer je webwinkel groeit bestaat de kans dat je al snel tegen een gebrek aan ruimte aanloopt. Ook is het met het oog op diefstal wellicht slimmer om een opslagruimte te zoeken. Op deze pagina vind je tips hoe jij de opslag en verzending van je producten het beste kunt regelen!

De opslag van je voorraad regelen

Wie creatief is, kan soms gratis aan opslagruimte komen. Zo kun je een deal sluiten met de eigenaar van een fysieke winkel, waarbij hij zijn producten via jouw webwinkel mag verkopen in ruil voor het beschikbaar stellen van opslagruimte. Een andere mogelijkheid is om met de leverancier van de producten die je verkoopt af te spreken dat hij bestellingen rechtstreeks naar klanten stuurt, zodat je helemaal geen opslag nodig hebt. Dit wordt ook wel dropshipping genoemd. Ten slotte kun je proberen om een bedrijf te zoeken dat ruimte heeft die je kunt ‘barteren’, in ruil tegen producten of tegen een advertentie of advertorial op je website.

Opslagruimte huren

De meeste webwinkeliers zullen een opslagruimte huren. Als je dat doet is het belangrijk dat met een aantal zaken rekening houdt. Het is bijvoorbeeld handig als de opslaglocatie dicht bij huis of je werkplek ligt, als er ook in het weekend ruime openingstijden zijn (zodat je op zondagavond nog wat bestellingen klaar kunt zetten) en dat hij goed beveiligd is tegen inbraak en brand. De huurprijzen van opslagruimtes lopen uiteen en zijn afhankelijk van factoren als de locatie, openingstijden en de aanwezigheid van temperatuur- en vochtregulatie.

Voor 15 vierkante meter opslagruimte liggen de kosten tussen ongeveer 80 en 180 euro per maand. Uiteraard moet je weten hoeveel vierkante of – beter nog – kubieke meters je nodig hebt voor de opslag van je producten. Hierdoor voorkom je dat je te veel betaalt, maar ook dat je bent voorbereid op een groei van je voorraad.

Opslag van producten in een opslagruimte

Verzendkosten berekenen

Voor veel webwinkeliers vormt het berekenen van de verzendkosten een waar hoofdpijndossier. Als je ze volledig doorberekent, valt voor veel klanten het voordeel van aanschaf via internet weg. Andersom wordt je winstmarge wel erg minimaal als je ervoor kiest om zelf de verzendkosten voor je rekening te nemen. Veel webwinkels rekenen daarom een deel van verzendkosten door in de aanschafprijs en factureren een bedrag voor verzending dat onder de daadwerkelijke kosten ligt. Dat is een manier om klanten niet af te schrikken met hoge verzendkosten terwijl je wel je marges houdt.

Afwegingen

Uit onderzoek blijkt dat de verzendkosten de belangrijkste reden zijn waarom klanten afhaken voordat ze hun bestelling hebben afgerond. Zorg ervoor dat de verzendkosten geen verborgen verrassingseffect vormen dat pas tevoorschijn komt als een klant afrekent. Zorg daarom voor transparantie; toon een klant op tijd alle kosten, inclusief BTW en het eindbedrag, zodat hij daar rekening mee kan houden. Sommige klanten haken namelijk alleen al af vanwege het feit dat er ‘verborgen kosten’ worden doorberekend, ongeacht de hoogte ervan.

Belangrijker nog is dat je er beter voor kunt kiezen om je productprijs iets te verhogen en de verzendkosten te verlagen, dan andersom. Mensen betalen nu eenmaal liever niet voor iets dat ze niet fysiek in handen krijgen, zoals de bezorgdiensten van PostNL of een ander bedrijf.

Een goed voorbeeld van een webwinkel die zijn succes deels heeft te danken aan lage verzendkosten is Coolblue, dat al zijn producten zelfs gratis verzendt. Nu betaalt Coolblue als ‘grootgebruiker’ waarschijnlijk een voordelig tarief voor het verzenden, maar de daadwerkelijke kosten voor verzending worden uiteraard niet gedekt.

PostNL busje in de herfst

Spelen met prijzen

Je kunt de verzendkosten van je webwinkel overigens prima inzetten als marketingmiddel. Zo kun je pakketten met verschillende producten aanbieden, waarvan de verzendkosten lager zijn dan als je alles los zou versturen. Als je dat voordeel vervolgens aan de klant doorberekent, levert dat een win-winsituatie op: hij betaalt minder per product en jij verkoopt meer artikelen.

Een andere mogelijkheid is om een artikel dat je als actie met een stuntprijs aan zou willen bieden, voor de gewone prijs te verkopen, maar duidelijk te voorzien van de melding dat het tijdelijk gratis wordt verzonden. Dat springt commercieel gezien meer in het oog dan een prijsverlaging.

Het is de moeite waard om hiermee te experimenteren, zodat je kunt zien of het werkt en extra omzet oplevert. Door met de gevraagde verzendkosten te ‘spelen’ kun je na verloop van tijd bepalen wat het ‘break-even’-punt wordt: hoeveel van je marge op een product kun je missen als daardoor de verzendkosten laag blijven zodat je omzet toch stijgt?

Btw over verzendkosten

Tot slot willen we je wijzen op een adder onder het gras. Hoewel de belastingdienst er niet erg duidelijk over is, moet je over de berekende verzendkosten, in de meeste gevallen ‘gewoon’ btw afdragen – mits je btw-plichtig bent uiteraard. Het btw-percentage (0, 6 of 21) is gelijk aan de btw die over het te verzenden product wordt berekend. Door hier goed op te letten, kun je problemen met de fiscus voorkomen!

Product fulfilment

Als de klant een product in je winkel heeft uitgekozen, het bestelformulier heeft ingevuld en heeft betaald, is de transactie nog lang niet afgerond. Je zult er immers voor moeten zorgen dat de klant het product in goede staat en binnen de afgesproken termijn krijgt geleverd.

Fulfilment, een term waarmee grofweg op ‘orderafhandeling, verzending en voorraadbeheer’ wordt gedoeld, is een tijdrovend en weinig tot de verbeelding sprekend onderdeel van je business. Wel is het erg belangrijk dat je het goed organiseert. Een soepele afhandeling van bestellingen levert (digitale) mond-tot-mondreclame op en zal ervoor zorgen dat klanten eerder terugkomen.

Nadat een klant de bestel- en betaalprocedure heeft afgerond en de betaling bij je is binnengekomen (direct of via een Payment Service Provider), moet er actie worden ondernomen. Je moet het bestelde product uit je voorraad halen, dit vervolgens in je voorraadadministratie aangeven, het product moet worden ingepakt en vervolgens in je opslag worden klaargezet in afwachting van verzending.

Voor al deze onderdelen zul je een systeem moeten opzetten, zodat je voldoende producten op voorraad houdt, de adresgegevens en betaalstatus van klanten linkt aan de verzendadministratie, en ervoor zorgt dat de verzending op tijd – en op een kostendekkende manier – plaatsvindt.

Externe partij

Zolang het aantal bestellingen beperkt blijft, kun je dit allemaal prima zelf regelen, desnoods met de helpende hand van familie of vrienden. Als je webwinkel goed gaat lopen, kan het echter te veel tijd kosten om het allemaal zelf te doen.

Door je fulfilment uit te besteden aan een gespecialiseerd bedrijf wordt er veel werk uit handen genomen en is de kans kleiner dat je klanten teleurstelt doordat je levering bijvoorbeeld is vertraagd. Je hoeft je geen zorgen meer te maken over zaken als opslag, logistieke processen en voorraadbeheer, en sommige aanbieders kunnen zelfs je klantenservice overnemen.

Dat laatste is een logische toevoeging, omdat het wel zo handig is als klantencontacten zo veel mogelijk worden ondergebracht bij de partij die ook je voorraad- en verzendadministratie bijhoudt. Een bijkomend voordeel is dat een fulfilment-provider ook het fysieke transport verzorgt – via een eigen dienst, PostNL of een ander koeriersbedrijf. Dat scheelt veel rompslomp omdat je anders een paar keer per week met tassen vol pakketjes naar een postkantoor of naar de PostNL-balie van een supermarkt moet.

Kosten van uitbesteding

Aan al dat gemak hangt natuurlijk wel een prijskaartje. Naast de ‘reguliere’ verpakkings- en verzendkosten die je zelf ook kwijt zou zijn, betaal je per af te handelen order een bedrag van ongeveer 2 à 3 euro. Daarnaast ben je, afhankelijk van het type product en de omvang van je voorraad, een paar tientjes tot honderd euro per maand kwijt als vergoeding voor de opslag van je producten.

De kosten van uitbesteding lijken dus aardig te kunnen oplopen. Vergis je echter niet. Mocht je overwegen om je fulfilment uit handen te geven, dan moet je eigenlijk ook uitrekenen hoeveel tijd je er zelf aan kwijt zou zijn en wat jouw eigen inspanning op basis van een redelijk uurtarief zou kosten. Als je dat bedrag aftrekt van de prijs die je betaalt voor uitbesteding, vallen de meerkosten wellicht nog wel mee.